Das Modell der Vertrauensarbeit – was ist zu beachten?

Arbeiten wann man will und wie viel man will – das klingt für den Arbeitnehmer zunächst einmal sehr verlockend und als Arbeitgeber wirst Du vielleicht die Hände über dem Kopf zusammenschlagen und die Nachteile errechnen, die Du hast, wenn Du den Mitarbeiter nicht mehr kontrollieren kannst. Doch ist das wirklich so? Vertrauensarbeit funktioniert ein wenig anders und wie der Name schon sagt, ist die wichtigste Voraussetzung dafür Vertrauen.

Das gilt für beide Seiten, denn es geht dabei nicht in erster Linie um die Arbeitszeit, sondern um das Ergebnis der geleisteten Arbeit. Als Selbständiger kennst Du das, dass Du für einen Auftrag einen Pauschalpreis vereinbarst, egal wie lange Du dafür benötigst. Das ist bei der Vertrauensarbeit eigentlich nicht wesentlich anders, das bedeutet aber auch, dass dabei ganz ähnliche Dinge zu beachten sind. Für beide Seiten steht dabei bestimmt die Frage ganz weit vorne, welche Entlohnung für wieviel Arbeit geleistet wird.

Den Aufwand ermitteln

Nach einem fertigen Ergebnis bezahlt zu werden, kann für Deine Mitarbeiter sehr motivierend sein und sogar die Arbeitsleistung steigern. Voraussetzung dafür ist aber, dass die Bezahlung gerecht ist und sich an dem erforderlichen Aufwand misst. Dabei müssen die Ziele für den Mitarbeiter nicht nur konkret geplant, sondern auch eindeutig definiert werden. Das bezieht sich allerdings nicht nur auf das Endergebnis, denn der Arbeitnehmer soll immerhin nicht die Freiheit haben, bei schönem Wetter lieber ins Schwimmbad zu gehen und die Arbeit „irgendwann“ zu machen. Es muss also auch die realistische Vorgabe einer Zeit erfolgen, in der das vereinbarte Ziel zu erreichen ist.

Auch musst Du bedenken, dass nicht immer alles glatt läuft, denn Dein Mitarbeiter wird nicht begeistert sein, wenn er aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, länger an einer Sache beschäftigt ist und dennoch nicht mehr Geld dafür erhält. Also muss in der Vorgabe auch berücksichtigt sein, wie man mit Störungen im Arbeitsablauf umgeht, zum Beispiel indem Zeit oder Ziel der Vorgabe neu definiert werden, es ist also eine Risikoplanung erforderlich. Dazu müssen natürlich auch die Möglichkeiten einer Störung genau definiert sein und Dein Mitarbeiter muss eine klare Vorgabe bekommen, wann er diese zu melden hat.

Wann wird gearbeitet?

Wenn das also geklärt ist, können Deine Mitarbeiter loslegen. Aber wissen sie auch, wann sie die Arbeit machen müssen oder ist das irgendwo geklärt? Auch da gibt es bestimmte Regeln, auch wenn man bei diesem Konzept grundsätzlich davon ausgeht, dass die Länge der Arbeitszeit gar keine Rolle mehr spielt, sondern nur noch das zeitliche Ziel.

Eins sei gleich gesagt, eine Stechuhr gibt es dabei nicht mehr. Deine Mitarbeiter können frei entscheiden, wann sie ihre Arbeit leisten. Sie können morgens später anfangen, sich mal einen freien Nachmittag gönnen und dafür am nächsten Tag richtig Gas geben, um ihr Pensum zu schaffen – vorausgesetzt sie halten sich an die Öffnungszeiten des Betriebs, der ja möglicherweise nachts geschlossen ist. Dabei müssen sie ihre Arbeitszeiten aber nicht mal mit Dir absprechen, denn es gilt: Totale Freiheit ist gleich totales Vertrauen.

Einschränkungen bei der Vertrauensarbeit

Natürlich gibt es Bereiche, die davon ausgenommen werden müssen, so kann das nicht in Deinem Telefonsupport funktionieren, denn die Kunden rufen ja während der üblichen Geschäftszeiten an. Das ist daher ein völlig ungeeigneter Platz für Vertrauensarbeit, zumal hier keine klaren Ziele gesetzt werden können, weil ja niemand im Voraus weiß, wie lange ein Gespräch dauert. Kannst Du aber auch anderen Mitarbeitern vorschreiben, dass sie morgens in einer bestimmten Zeitspanne im Büro zu erscheinen haben und zum Beispiel bis mindestens um 15 Uhr bleiben müssen? Das geht natürlich und es gibt den Mitarbeitern auch eine gewisse Freiheit, aber hierbei handelt es sich um ein Gleitzeitmodell, das seit vielen Jahrzehnten bewährt ist und mit Vertrauensarbeit nichts zu tun hat.

Das schließt eine Festlegung von Kernzeiten aber nicht völlig aus, wenn in diesen beispielsweise Teambesprechungen oder Kundentermine durchgeführt werden und daher eine Anwesenheit notwendig ist. Das müssen dann nicht tägliche Kernzeiten sein, sondern diese können für bestimmte Wochentage oder auch flexibel festgelegt werden.

Nun willst Du aber dennoch vermeiden, dass dein Betrieb an sonnigen Tagen völlig verwaist ist, weil sich alle Mitarbeiter am Badesee befinden. Welche Möglichkeiten gibt es da? Wenn Du diese Bedenken hast, kannst Du eine abgeschwächte Form der Vertrauensarbeit wählen und zumindest vorgeben, dass die Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden täglich im Büro verbringen müssen. Das ist keine Kernarbeitszeit im Sinne einer Gleitzeitregelung, sondern die Arbeit kann auch ausschließlich in den frühen Morgenstunden oder beispielsweise nach 16 Uhr geleistet werden.

Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit

Verträgt sich eine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überhaupt mit dem, was Du bisher über die Vertrauensarbeit gehört hast? Kann der Mitarbeiter nicht arbeiten wann er will, Hauptsache er wird mit der Arbeit fertig?

Das ist tatsächlich der Grundgedanke der Vertrauensarbeit, aber es gibt gesetzliche Bestimmungen, die besagen, dass es keinesfalls egal ist, wie lange ein Mitarbeiter arbeitet. Auch wenn Dein Betrieb auf eine Kontrolle der Arbeitszeiten durch ein Zeiterfassungssystem verzichtet, sind vor allem die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) zu beachten. Ihr Zweck ist vor allem der Schutz des Arbeitnehmers vor einer überhöhten Belastung, was möglicherweise durch den Betriebsrat kontrolliert wird.

Die Freiheit der Mitarbeiter kann dabei im Arbeitsvertrag sehr großzügig geregelt sein, die Erfüllung der vereinbarten Arbeitszeit kann sogar auf einen längeren Zeitraum als einen Monat festgelegt werden. Wenn eine akribische Kontrolle durch die Stechuhr jedoch entfällt, wie erfolgt dann die Überwachung, ob Dein Betrieb die vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen einhält?

Wie weit geht die Kontrolle?

Dass das Arbeitszeitgesetz eine Schutzfunktion für den Arbeitnehmer erfüllt, geht insbesondere aus der Regelung des § 16 hervor, wonach die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden müssen, die über einen täglichen Rahmen von 8 Stunden hinausgehen. Außerdem muss aus der Aufzeichnung Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die geleistete wöchentliche Arbeitszeit ersichtlich sein.

Vertrauensarbeitszeit erfüllt jedoch nur dann ihren Zweck, wenn die Zeitaufzeichnung durch den Arbeitnehmer erfolgt. Dabei verzichten beide Parteien in der Regel auf eine minutengenaue Erfassung und die Flexibilität dieser Regelung ist nur dadurch in gewisse Grenzen verwiesen, dass Du weiterhin für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen verantwortlich bist. Gegenseitiges Vertrauen erfordert auch in dieser Hinsicht eine gewisse Großzügigkeit gegenüber dem Arbeitnehmer, der ja nach dem Grundgedanken der Vertrauensarbeit nur verpflichtet ist, seine Arbeit pünktlich und ordentlich abzuliefern. Welche Einschränkungen fordern also die Gesetze?

Starre Regelungen durch die EU?

Tatsächlich wurde einer allzu großzügigen Regelung der Vertrauensarbeit durch eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 ein großes Hindernis in den Weg gelegt. Nach dieser Entscheidung müssen die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) die Arbeitgeber verpflichten, Systeme zur Arbeitszeiterfassung einzurichten, mit denen jede einzelne Minute akribisch dokumentiert wird. Was also nach dem Arbeitszeitgesetz bisher nur für Überstunden galt, ist seither auf die vollständige geleistete Arbeitszeit anzuwenden.

Diese Entscheidung soll vor allem dafür sorgen, dass Höchstarbeitszeitgrenzen sowie Ruhe- und Pausenzeiten eingehalten werden und dient damit dem Schutz des Arbeitnehmers. Pro Woche maximal 48 Stunden arbeiten und eine tägliche Ruhezeit von mindestens 11 Stunden am Stück einzuhalten wurde damit zum Grundrecht in der EU, stellt jedoch die locker gehaltene Arbeitszeiterfassung bei der Vertrauensarbeit schwer in Frage. Doch ist das Modell deshalb schon am Ende?

Zeiterfassung durch Mitarbeiter

Wie die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs in Deutschland umgesetzt werden soll, ist immer noch nicht klar entschieden und wird seither diskutiert. Gewerkschaften, Verbände und das Wirtschaftsministerium machen sich darüber ihre Gedanken, wobei sich zeigt, dass die Frage nicht einfach zu beantworten ist.

Arbeitsrechtlich gehen die Meinungen dazu noch auseinander, aber der Trend geht im Moment dahin, dass bei der Vertrauensarbeit die Stechuhr weiterhin außen vor bleiben kann und die Dokumentation der Arbeitszeit durch den Arbeitnehmer erfolgen darf. Das ist insbesondere im Hinblick darauf, dass auch Tätigkeiten im Homeoffice und Außendienstanteile in die Vertrauensarbeit einfließen können, sinnvoll.

Aber eine wichtige Voraussetzung ist auf jeden Fall zu beachten: Die Dokumentation durch den Arbeitnehmer muss nachvollziehbar und damit kontrollierbar sein.

Natürlich gibt es inzwischen genügend technische Möglichkeiten, um durch eine mit Zeiterfassung gekoppelte Anmeldung des häuslichen PC oder Apps auch die Arbeitszeiten im Homeoffice oder unterwegs zu kontrollieren, aber das widerspricht gänzlich dem Sinn der Vertrauensarbeit und bleibt uns hoffentlich auch nach einer Umsetzung des EG-Urteils erspart.

Vorteile für jeden

Wenn die behördlich verordneten Hürden erstmal genommen sind und die Einhaltung aller vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen gesichert ist, können alle Beteiligten die Vorteile der Vertrauensarbeit genießen. Doch worin bestehen die?

In erster Linie sieht der Arbeitnehmer bestimmt die hohe Flexibilität, die er bei diesem Arbeitsmodell erhält. Auch wenn Du als Chef das vielleicht nicht direkt als Vorteil wahrnimmst, so wird das auf Umwegen auch Dir zugutekommen.

Deine Mitarbeiter sind nicht zu jeder Zeit gleich motiviert, sind vielleicht auch mal am Vorabend erst spät ins Bett gekommen und morgens ein wenig müde. Oder sie sind mit den Gedanken woanders, weil vielleicht das Kind erkrankt ist oder dringend Einkäufe gemacht werden müssen. Wenn sie gezwungen sind, diese Zeiten am Arbeitsplatz zu verbringen, leidet ihr Engagement, ihre Konzentration und damit ihre Leistungsfähigkeit darunter.

Bei der Vertrauensarbeit wirst Du sie aber in diesen Situationen erst gar nicht zu Gesicht bekommen, denn sie werden sich ausruhen oder sich Dingen widmen, die für sie persönlich in dem Moment wichtiger sind. Erst danach werden sie an die Arbeit zurückkehren. Wenn alles richtig läuft, hast Du in Zukunft immer motivierte und optimal leistungsfähige Mitarbeiter, was willst Du mehr?

Hauptfaktor Motivation

Im Hinblick auf den Faktor Motivation spielen natürlich noch andere Dinge eine Rolle, die ebenfalls nicht außer Acht zu lassen sind. Nicht nur bei hochqualifizierten Beschäftigten steigt die Motivation, wenn sie in die Verantwortung eingebunden sind. Die ihnen übertragene Selbständigkeit und ihre ergebnisorientierte Arbeitsweise fördert eine unternehmerische Denkweise, die Dir und Deinem Unternehmen letztlich zugutekommt.

Dazu gehört auch, dass es einen Mitarbeiter nicht gerade motiviert, wenn mal keine Arbeit da ist. Wenn er die Zeit dann nur absitzen muss, nutzt er diese natürlich dafür, ein Schwätzchen mit den Kollegen zu halten, private WhatsApp zu versenden oder ähnliches. Der Plausch mit den Kollegen ist vielleicht in gewissem Rahmen dem Betriebsklima förderlich, aber Du wirst die Erfahrung machen, dass dieses in nicht geringerem Umfang auch von der Vertrauensarbeit profitiert.

Voraussetzung für alle Vorteile ist allerdings immer, dass das System transparent ist und die Ziele realistisch gesetzt sind. Das erfordert eine hohe Kompetenz der Führungskräfte bzw. der Betriebsleitung, die wir natürlich voraussetzen.

Gibt es auch Nachteile?

Außer den bereits erwähnten Problemen, die bei der Dokumentation der Arbeitszeit entstehen können, sind noch einige andere Dinge zu beachten, die auftreten können und möglichst bereits im Vorfeld verhindert werden sollten. So kann es passieren, dass Mitarbeiter aus falsch verstandenem Verantwortungsbewusstsein wie Selbständige agieren und der Meinung sind, sie müssten bisher vom Arbeitgeber getragene Risiken wie Krankheit von Kollegen oder technische Mängel selbst ausgleichen.

Das kann zu einer Selbstausbeutung führen, die über das Ziel hinausgeht. Es liegt aber an Dir, das durch entsprechende Regelungen zu verhindern, denn eines darf nicht passieren, nämlich dass Deine Mitarbeiter länger arbeiten – nicht weil Du es forderst, sondern weil sie Angst haben, ihr Ziel nicht zu erreichen.

Ein ähnlicher Effekt kann aber auch eintreten, wenn die Aufgabe oder das Ziel einfach so spannend und interessant sind, dass Dein Mitarbeiter nicht davon lassen kann und dabei über das Ziel hinausschießt ohne es selbst zu bemerken. Du darfst also nie die Kontrolle verlieren – nicht nur um eventuellen Missbrauch des Verfahrens durch Beschäftigte zu erkennen, sondern auch um Deine Mitarbeiter vor Nachteilen zu schützen, die dieses System ihnen bringen kann.

Dazu gehört auch, dass bei diesem Modell überdurchschnittliches Engagement und Mehrarbeit nur schwer erkennbar sind daher häufig nicht honoriert werden. Auch darauf solltest Du also im Hinblick auf die Zufriedenheit und die damit verbundene Leistungsfähigkeit Deiner Mitarbeiter immer ein besonderes Augenmerk haben.

Und das Folgende muss kein Nachteil sein …

Ein letzter Punkt ist unbedingt noch zu erwähnen, auch wenn es für Dich wahrscheinlich selbstverständlich ist. Sofern es in Deiner Firma einen Betriebsrat gibt, sind alle Regelungen zur Arbeitszeit mitbestimmungspflichtig. Was auf den ersten Blick nach Mehraufwand klingt, kann aber von Vorteil sein, denn Betriebsräte sind qualifiziert für die Gestaltung von Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit und können im Zweifelsfall bei Fragen auf Beratung durch kompetente Fachleute zurückgreifen.

Ob Du darüber hinaus einen Arbeitsschutzbeauftragten bzw. eine Schlichtungsstelle aus Mitgliedern des Betriebsrates und der Unternehmensleitung benötigst, hängt unter anderem von der Größe des Betriebes ab. Wir wünschen Dir natürlich, dass das Vertrauensverhältnis in Deinem Betrieb eine Qualität hat, die eine Anrufung dieser Stelle überflüssig macht.

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