Minimalismus: Wie du mit dem „Weniger ist mehr“-Prinzip dein Unternehmen flotter machst und deine Mitarbeiter zum Lächeln bringst

Ich stehe um 7 Uhr morgens am Flugschalter. Ziel: Hua Hin, Thailand. Endlich eine Woche ausspannen, nichts tun, bestenfalls die Hängematte zum Schwingen bringen. Das Jahr war stressig, und ein klarer Kopf hilft bekanntlich beim Denken.

Als ich meinen Koffer auf das Band wuchte, blicke ich erstaunt auf die kleine Digitalanzeige: Knapp 22 Kilo zeigt die Waage an. „Meine Goldbarren hatte ich doch zu Hause gelassen?“ Egal.

Im Hotelzimmer packe ich aus. Drei Paar Schuhe, acht T-Shirts und vier Hemden für acht Tage. Man weiß ja nie. Aber warum ich unbedingt 10 Hosen mitnehmen musste, ist mir gerade ein Rätsel. Nun gut, in Thailand ist es heiß, es herrscht eine hohe Luftfeuchtigkeit und die nächste Wäscherei ist mindestens drei Minuten entfernt. Stoff ist bekanntlich nicht schwer, Ladeequipment schon. In meiner Tasche befinden sich drei iPhone-Kabel und zwei iPad-Stecker, schließlich verliert man die Dinger im Stundentakt. Okay. Und mit der Stromversorgung steht es in Thailand auch nicht zum Besten. Deswegen habe ich noch fünf vollgeladene Powerbanks dabei und eine Monster-Powerbank zum Laden von Power Banks. Und falls in der Hitze ein Akku schlapp macht, stehen vier Ersatzakkus für meine GoPro Kamera parat. Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste und wer möchte schon ohne Saft in der Hängematte liegen, während er gerade thailändischen Pop über sein iPhone hört? Ich, fällt mir da ein, schließlich wollte ich ausspannen. Bin ich total bescheuert?

Koffer oder Beutel

Das Szenario kommt dir bekannt vor? Schön, aber was hat das mit deinem Unternehmen zu tun? So einiges. Denn viele Unternehmen sehen aus wie mein Koffer; sie sind vollgepackt mit überflüssigem Kram. Übersetzen wir mal ein typisches Unternehmen mit meinem Koffer. T-Shirts sind Unternehmensrichtlinien. Hemden sind Vorschriften. iPhones sind Standardprozesse. Ladekabel sind Teammeetings. Akkus sind Stand-up-Meetings, Power Banks sind Review-Meetings, etc. Dämmert’s?

Der Büroalltag ist von zig definierten Prozessen, Richtlinien und Abstimmungsprozessen geprägt. Jeder schleppt einen Koffer an Aufgaben, Handlungsanweisungen und Vorschriften mit sich herum. Stellt sich die Frage, wer läuft schneller, derjenige, der einen 22 Kilo-Koffer in der Hand hat? Oder derjenige, der mit einem schmalen Beutel auf dem Rücken rennt?

Minimalismus ist ein Megatrend im Privatleben, im Geschäftsleben hingegen hat sich das Schlagwort noch nicht durchgesetzt. Privat erleben viele Menschen das „Weniger-ist-mehr-Prinzip“ als Glück. Es befreit, es schafft Freiraum. Warum? Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Wenn du ein Auto mietest, statt es selbst zu besitzen, musst du dich nicht mit Inspektionen rumschlagen und bei einem Schaden übernimmt der Verleiher die Reparatur. Und günstiger ist es häufig ohnehin. Studien zufolge lohnt sich ein eigenes Auto im Vergleich zum Mietwagen erst ab einer Strecke von mehr als 12.000 Kilometer im Jahr. Etwa 40 % aller Deutschen fahren weniger. Zudem bedeutet jeder Besitz auch Verantwortung, die gerne auf einem lastet. „Das Auto müsste mal wieder gewaschen werden.“ „Wann war eigentlich der letzte Ölwechsel?“ Oder: „Kommt die Kiste über den TÜV?“ Stellen Sie solche Fragen einem „Drive Now“-Kunden und sie bekommen als Antwort ein freundliches Stirnrunzeln.

Wie kann Minimalismus im Unternehmen aussehen?

Das „Weniger-ist-mehr-Prinzip“ greift an vielen Punkten im Unternehmen. Hier einige Beispiele, die jeder umsetzen kann.

  1. Tools: Slack, Redmine, Toggl, Mattermost, Circuit, Basecamp, Google Drive, Azure etc. – es gibt Hunderte von praktischen Tools. Nur die Erfahrung lehrt, sie werden nach kurzer Zeit entweder nicht mehr oder nur von wenigen genutzt, insbesondere, wenn zu viele im Angebot stehen. Weg damit oder auf ein, maximal zwei reduzieren.
  2. Corporate Communcation: du meinst es ja gut und schreibst für deine Mitarbeiter einen Satz wie „Unser Unternehmen will den Kunden ein neues Einkaufserlebnis bieten.“ Wäre es nur ein Satz. Es folgen weitere Ziele, Visionen, Richtlinien, Guides, Handlungsanweisungen. Wer liest sie? Okay, der Texter hat sie gelesen, der Lektor, der Korrektor auch und vielleicht noch der Kommunikationschef. Alle anderen sind mal drübergeflogen, wenn überhaupt. Falls es wirklich eine Kernaussage gibt, die jeder kennen sollte, dann halte sie einfach. Es heißt schließlich Kernaussage – und ein Pfirsich hat nur einen Kern und nicht hunderte.
  3. Ansprache: Thomas Manns Zauberberg ist sicherlich ein beeindruckendes Werk, die Sätze taugen aber nicht für eine motivierende und klare Ansprache. Sie sind zu lang und verschachtelt. Sage klar, was gut und was, ja, Scheiße, war. Das hilft allen.
  4. Dokumentation: „Wer wertet das Facebook-Reporting aus?“, „Kann mal einer das in einer Power-Point zusammenfassen?“ „Schreibst du noch ein Protokoll?“Die meisten Dokumentationen sind komplett sinnlos, da keine, Entschuldigung, Sau mehr reinschaut. Sie entstehen aus zwei Gedanken: Haben wir immer so gemacht. Machen die anderen auch.
  5. Zeitgeist: Du liest in einem Blog von einem Powertool. Ein Verkäufer macht dich die neueste Software-Lösung schmackhaft, sagen wir mal zum Erstellen von eigenen Online-Bannern. Oft schaffen wir uns Dinge an, ohne zu hinterfragen, ob wir sie brauchen oder ob wir überhaupt die Zeit haben, sie zu nutzen. Auch hier gilt: Reduziere maximal.
  6. Berater: Sicherlich, es gibt gute Berater, aber viele Unternehmensberater waren nie Unternehmer. Sie fressen Ressourcen, statt neue zu schaffen. Sie blähen Prozesse auf, statt sie zu verschlanken. Sie erzeugen Unruhe statt Ruhe. Meiner Erfahrung nach sollten Berater nur zu einer ganz konkreten Problemstellung ins Haus geholt werden.
  7. Reporting von Berichten und Bilanzen: Wenn du auf deinen Steuerberater hörst und alles liest, was er für wichtig hält, brauchst du als Geschäftsführer mindestens drei Augen, zwei Gehirne und drei Hände zum Umblättern. Sähe komisch aus. Nicht falsch verstehen, ein guter Überblick über die Finanzen ist für dein Geschäft lebensnotwendig. Du musst die wichtigsten Kennzahlen im Blick haben, aber nicht die fünfte Stelle hinter dem Komma beim Einkauf von Toilettenpapier. Solche Ziffern lenken von den relevanten Zahlen sogar ab. Aus leidlicher Erfahrung kann ich sagen, viele Zahlen verschleiern mehr als sie offenlegen. Sie öffnen im schlimmsten Fall Betrügern sogar Tore. Ein gutes Reporting ist minimalistisch.
  8. Digitalisierung: Dieser Megatrend hilft nicht nur, Papier einzusparen, sondern auch Personal, zum Beispiel den Buchhalter. Ja, das geht. Mein Buchhalter heißt jetzt sevDesk. Das Schöne an sevDesk ist, er hat mir noch nie eine fünfstellige Rechnung ausgestellt und zeigt mir jeden Abend auf einem Dashboard die tagesaktuellen Unternehmenszahlen. Mittlerweile hat er sich auch mit meinen Mitarbeitern angefreundet, da sie ihn fleißig füttern – mit Daten. Meine Buchhaltungs- und Steuerberatungskosten sanken um 72 %, bei besserer Qualität. Auf einen Steuerberater kannst du natürlich nicht verzichten. Aber die Aufbereitung der Daten macht einen großen Teil der Rechnung aus. Zahle ihn lieber dafür, dass er dir Steuervorteile verschafft als fürs Papiersortieren.

Auf einen Espresso

Weniger ist mehr. Als kleines und mittelständisches Unternehmen ist es unmöglich, die Komplexität von globalen, digitalen, personellen und organisatorischen Prozessen auf allen Ebenen zu stemmen. Unsere heutige Informationsgesellschaft verleitet uns aber genau dazu. Jeden Monat wird ein neues Buzzword durchs Dorf getrieben, ein neuer Hype und ein neues Must-have ausgerufen. Die Folge, wir packen immer mehr in unseren Koffer. Mein Vorschlag: Konzentriere dich auf die Ebenen, die du beherrschst. Werfe allen unnötigen Ballast ab. Sei einfach. Minimalisiere. Dann hast du einen großen Wettbewerbsvorteil. Und deine Mitarbeiter danken es dir auch.

Ich werde auf jeden Fall Minimalismus im Alltag und im Unternehmen weiter vorantreiben.

Ach so, noch ein Tipp zum Schluss, schicke den Artikel doch an deine Mitarbeiter und frage sie, was sie für unnötig erachten.

„Ich glaube, dass Zukunft nur dann möglich sein wird, wenn wir lernen, auf Dinge, die machbar wären, zu verzichten, weil wir sie nicht brauchen.“

Günter Grass, deutscher Schriftsteller

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Foto: Annie Spratt auf Unsplash

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